Postvak en klantvragen
Bijvoorbeeld
- E-mailbox ordenen en opvolgacties signaleren
- Klantvragen registreren en doorzetten
- Terugbelverzoeken en deadlines bewaken
Diensten
Backoffice en opvolging
Belangrijke zaken laten doorlopen
Ik orden wat er binnenkomt, haal eruit wat opvolging nodig heeft en zorg dat het niet in de stapel verdwijnt. Jij ziet alleen nog wat echt bij jou hoort.
Herken je dit?
Je postvak is een takenlijst geworden en je weet niet meer wat er nog openstaat.
Ik orden het postvak en haal eruit wat echt opvolging nodig heeft.
Klantvragen blijven hangen omdat er geen plek is waar ze landen.
Elke vraag wordt geregistreerd, uitgezet en bewaakt tot hij af is.
Documenten staan verspreid en dossiers zijn zelden helemaal compleet.
Alles krijgt een vaste plek, en wat ontbreekt vraag ik op.
In het drukke seizoen loop je achter de feiten aan.
Dan schuif ik extra uren bij, zonder dat je iemand hoeft aan te nemen.
Wat ik overneem
Dossiers en documenten
Bijvoorbeeld
- Documenten opslaan in een logische mappenstructuur
- Dossiers compleet maken en ontbrekende gegevens opvragen
- Contracten en onderhoudsafspraken registreren
Overzicht en terugkoppeling
Bijvoorbeeld
- Overzichten maken van lopende zaken
- Actielijsten bijhouden en periodiek terugkoppelen
- Offertes en klantcommunicatie voorbereiden
Zo ziet dat eruit in de praktijk
Alles wat binnenkomt krijgt een plek. Wat ik kan afhandelen, handel ik af. Wat jouw beslissing nodig heeft, blijft over.
Jouw backoffice, deze week
Vrijdag bijgewerkt
Opgepakt en weggezet
- Berichten en klantvragen verwerkt 51
- Documenten in het juiste dossier 18
- Terugbelverzoeken uitgezet 4
Loopt, ik bewaak het
- Dossier Jansen, loonstrook opgevraagd di
- Onderhoudscontract loopt af 1 nov
Alleen dit ligt bij jou
- Offerte Van Dijk, akkoord? Jij
- Contract Meijer ondertekenen Jij
Twee dingen voor jou. De rest loopt, is afgehandeld of ligt op zijn plek.
-
01
Ordenen
Alles wat binnenkomt krijgt een plek: afhandelen, verwerken, wegzetten in het juiste dossier, of bij jou neerleggen. Notities, afspraken en mail blijven niet zweven.
-
02
Signaleren
Wat opvolging nodig heeft haal ik eruit en zet ik uit. Ontbreekt er iets in een dossier, dan vraag ik het op bij de klant of leverancier.
-
03
Terugkoppelen
Je krijgt periodiek een overzicht van wat er loopt, wat af is en wat er nog bij jou ligt. Zo hoef je nergens achteraan.
En daarna bepaal jij hoe het verdergaat
Zodra de backofficewerkzaamheden weer overzichtelijk zijn, zit je nergens aan vast. Vaak is de structuur opzetten al de grootste stap.
Hoe gaan we verder?
Jij kiest
Zelf verder
De mappenstructuur staat en het postvak is opgeschoond. Je houdt het zelf bij.
Samen verder
Ik blijf een en ander volgen, ondersteunen of periodiek lijntjes uitzetten. De rest doe jij, aan jou de keuzevrijheid.
Overdragen
Iemand in je team neemt het over, met de werkafspraken op papier.
Die keuze maak je onderweg, niet vooraf.
Van losse taak tot vaste ondersteuning
Losse uren
Inzetten wanneer jij dat nodig hebt.
Strippenkaart
Voor af en toe extra ondersteuning.
Vaste urenafspraak
Structurele ondersteuning op vaste momenten.
Afgebakend project
Tijdelijk een project uit handen geven.
Alle tarieven zijn exclusief btw.
Wat het je oplevert
- Minder werk dat blijft liggen
- Snellere reacties naar klanten
- Minder losse eindjes
- Meer grip op wat er speelt
Wil je een postvak of takenlijst waar je weer doorheen kijkt?
We hoeven niet alles tegelijk op te lossen. We beginnen bij wat nu het meeste tijd of aandacht vraagt en kijken van daaruit wat de volgende stap is.
Plan een kennismaking